Zmiana zarządu spółki z o.o. jest jedną z częstszych zmian zgłaszanych do KRS. Wspólnicy podejmują uchwałę, nowy zarząd zostaje powołany, a zmianę zgłaszamy do rejestru.
W praktyce również przy takim wniosku można popełnić kilka błędów. Część z nich nie dotyczy nawet samej uchwały, ale dokumentów, które trzeba dołączyć do wniosku.
Najpierw sprawdź, kto powołuje zarząd
Najczęściej członków zarządu powołują wspólnicy uchwałą. Nie zawsze jednak musi tak być. Umowa spółki może przewidywać inny sposób powoływania zarządu, dlatego przed przygotowaniem uchwały warto do niej zajrzeć.
Jeżeli uchwałę podejmie niewłaściwy organ albo zostanie ona podjęta niezgodnie z zasadami wynikającymi z umowy spółki, czy przepisami Kodeksu spółek handlowych, może to spowodować oddalenie wniosku o wpis.
Ważne: niniejszy artykuł dotyczy kontroli dokumentów przez sąd rejestrowy. Czym innym jest zaskarżenie uchwały przez wspólnika, uregulowane m.in. w art. 249–252 KSH.
Adres do doręczeń nowego członka zarządu
Do wniosku trzeba załączyć oświadczenie członka zarządu o jego adresie do doręczeń.
Powyższe stanowi jedynie zwrócenie uwagi na problem i nie obejmuje wszystkich trudności związanych z adresami do doręczeń członków zarządu. W praktyce mogą pojawić się m.in. pytania o to, kto powinien podpisać odpowiednie oświadczenie, kto może złożyć wniosek dotyczący wyłącznie zmiany adresu do doręczeń, jak postąpić, gdy adres znajduje się poza Unią Europejską, a także kiedy powstaje obowiązek aktualizacji zgłoszenia.
Przy zgłoszeniu nowego członka zarządu trzeba również pamiętać o zgodzie na powołanie. W niektórych przypadkach osobne oświadczenie o zgodzie nie jest potrzebne, np. gdy osoba podpisuje wniosek albo jej zgoda została już wyrażona w protokole.
Co dołączyć do wniosku?
Podstawą zmiany będzie przede wszystkim dokument, z którego wynika powołanie albo odwołanie członka zarządu.
Do tego dochodzą wymienione już dokumenty dotyczące nowych członków, w szczególności ich adresów do doręczeń oraz – zazwyczaj – zgody na powołanie.
Samo zgłoszenie zmiany powinno nastąpić w terminie 7 dni od zdarzenia uzasadniającego wpis.
Ważne: wniosek do KRS podpisuje już aktualny zarząd – zgodnie ze sposobem reprezentacji.
To częsty punkt nieporozumień. Powołanie nowego członka zarządu, jest skuteczne z chwilą objęcia przez niego funkcji. Sąd nie „zatwierdza” nowego członka zarządu.
Wpis deklaratoryjny a konstytutywny
Powyższe wynika z tego, że wpis dotyczący zmiany członków zarządu jest wpisem deklaratoryjnym. Oznacza to, że zmiana następuje wcześniej, a KRS jedynie ją ujawnia.
Istnieją jednak również wpisy konstytutywne – dopiero ich dokonanie powoduje, że zmiana staje się skuteczna.
To rozróżnienie ma niebagatelne znaczenie. Czasem problem nie sprowadza się do prawidłowego wypełnienie wniosku, a zależy od ustalenia, czy KRS ma jedynie ujawnić zmianę, czy też dopiero wpis powoduje jej skuteczność.
Dlatego nie zawsze wystarczy prawidłowo wypełnić sam wniosek – znaczenie ma również charakter zgłaszanej zmiany.
Dobrym przykładem jest zmiana siedziby spółki, która wymaga aktualizacji umowy spółki.
Czytaj dalej: Zmiana adresu spółki z o.o.→